Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend: „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes, unserer Webanwendungen und unserer mobilen Apps sowie der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

PlanifyMinds (Einzelunternehmen)
Inhaber: Christian Diederich
Ebereschenstraße 3, 17033 Neubrandenburg, Deutschland
E-Mail: support@planifyminds.com
Telefon: siehe Impressum

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für planifyminds.com sowie alle aktuellen Online-Angebote (Webanwendungen) und mobilen Apps von PlanifyMinds.

Webanwendungen

• PlanifyMinds Homepage (planifyminds.com)
• HeatServPro
• PlanifyMinds eRechnung Hub
• Planify ServiceHub Leistungsschein
• Pflege-Begleiter Pro
• VerwaltungsCoach (Web)

Mobile Apps (iOS/Android)

• PlanifyMinds B2B
• Wohnungsübergabe Pro
• Kündigungsmanager DE

Arten der verarbeiteten Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Interaktionen, Sitzungsinformationen)
• Meta- und Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten)
• Inhaltsdaten (Nachrichten, Dokumente, Fotos, Signaturen)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (Tarif, Rechnungen, Zahlungen, Transaktionsdaten)

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung unserer Websites, Webanwendungen und Apps
• Registrierung, Anmeldung und Verwaltung von Benutzerkonten in Webanwendungen
• Vertragsdurchführung, Support, Kommunikation und Abrechnung
• Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsprävention und Protokollierung
• Reichweitenmessung und Produktverbesserung in unseren Webanwendungen über Matomo (ohne Cookies)
• Dokumentation und Nachweisführung, insbesondere signierte Serviceberichte in HeatServPro und ServiceHub

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Betrieb, Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten)

Verarbeitung beim Besuch unserer Websites

Beim Aufruf unserer Websites und Webanwendungen werden durch den Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte URL, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-Information sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Inhalte, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit.

Kontaktaufnahme und Support

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation sowie zur Dokumentation des Supportvorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support).

Kategorien von Empfängern

• Hosting und Serverbetrieb: Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland)
• TLS/HTTPS-Zertifikate: Let’s Encrypt (ISRG)
• Zahlungsabwicklung in Webanwendungen: Stripe
• In-App-Käufe und Abonnements: Apple App Store und Google Play
• Webanalyse in Webanwendungen: Matomo (Self-Hosting auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland)
• Auftragsverarbeitung: Mit eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO

Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Web-Tarifen erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Bei In-App-Käufen und Abonnements in mobilen Apps erfolgt die Abwicklung über den Apple App Store oder Google Play. Dabei werden transaktionsbezogene Daten verarbeitet, die zur Durchführung und Abrechnung erforderlich sind.

Webanalyse in Webanwendungen (Matomo)

In unseren Webanwendungen setzen wir Matomo zur Reichweitenmessung und zur Verbesserung unserer Angebote ein. Matomo wird auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland betrieben. Die Webanalyse ist so konfiguriert, dass keine Cookies gesetzt werden und IP-Adressen vor der Speicherung anonymisiert werden. Do-Not-Track-Einstellungen werden respektiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen der Webanalyse werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• anonymisierte IP-Adresse
• aufgerufene Seiten und Interaktionen
• Zeitpunkt des Zugriffs
• technische Informationen zu Browser und Gerät
• Referrer-Information

Cookies

In unseren Webanwendungen werden technisch notwendige Cookies eingesetzt, um Sitzungen zu verwalten, Login-Funktionen bereitzustellen und Sicherheitsmechanismen umzusetzen.

Besonderheiten einzelner Produkte

HeatServPro

• Erfassung von Auftragsdaten (Kunden, Geräte, Leistungen, Zeiten) zur Vertragserfüllung
• Fotos können mit Standortinformationen erfasst werden, sofern du dies im Gerät freigibst
• Signaturen werden als Bilddaten gespeichert und in Service-PDFs eingebettet
• Serviceberichte werden als PDF als Nachweisdokumente zu Aufträgen gespeichert

Planify ServiceHub Leistungsschein

• Erfassung von Leistungsdaten zur Erstellung von Serviceberichten
• Uploads (Fotos/Dokumente) werden in einem S3-kompatiblen Storage (MinIO) auf PlanifyMinds-Servern gespeichert
• Signaturen werden als Bilddaten gespeichert und in PDFs eingebettet
• Audit-Logs werden zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Aktionen gespeichert
• Öffentliche Freigaben und Signaturen über Token-Links erfolgen nur bei aktiver Freigabe durch den Nutzer

PlanifyMinds eRechnung Hub

• Import und Verarbeitung von Rechnungsdaten (XRechnung XML, Factur-X PDF mit eingebettetem XML)
• Speicherung von Rechnungs- und Empfängerdaten zur Bearbeitung und Archivierung
• Abrechnung von Web-Abonnements erfolgt über Stripe
• Für den Versand über Peppol werden die für den Transport erforderlichen Daten an einen Peppol-Transportdienst übermittelt

Pflege-Begleiter Pro

• Verwaltung von Fall- und Fristdaten im Zusammenhang mit Pflegeanträgen
• Dokumente und Anhänge werden lokal im Browser gespeichert (IndexedDB)
• Auf dem Server werden Metadaten und Fallinformationen gespeichert, keine Dokumentinhalte
• PDF-Export erfolgt lokal im Browser

VerwaltungsCoach (Web)

• Bereitstellung von Prozessinformationen und Funktionen zur Unterstützung bei Verwaltungsverfahren
• Verarbeitung von Nutzungs- und Metadaten beim Aufruf der Webanwendung (Server-Logfiles)

Mobile Apps (Planify, Planify B2B, VerwaltungsCoach iOS, Wohnungsübergabe Pro, Kündigungsmanager DE)

• App-Inhalte werden auf dem Gerät verarbeitet und gespeichert
• Exportfunktionen (PDF, E-Mail, ShareSheet) verarbeiten Inhalte zur Ausgabe und Weitergabe durch den Nutzer
• Abonnements und Käufe werden über den Apple App Store oder Google Play abgewickelt

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen.

Übermittlungen in Drittländer

Sofern Dienstleister Daten außerhalb der EU/EWR verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen.

Deine Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen bitte an: support@planifyminds.com.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und Berechtigungskonzepte.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Bitte informiere dich regelmäßig über den aktuellen Stand.

Stand

Dezember 2025