Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend: „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes, unserer Webanwendungen und unserer mobilen Apps sowie der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

PlanifyMinds (Einzelunternehmen)
Inhaber: Christian Diederich
Ebereschenstraße 3, 17033 Neubrandenburg, Deutschland
E-Mail: support@planifyminds.com
Telefon: siehe Impressum

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für planifyminds.com sowie alle aktuellen Online-Angebote (Webanwendungen) und mobilen Apps von PlanifyMinds.

Webanwendungen

• PlanifyMinds Homepage (planifyminds.com)
• HeatServPro
• Gewerko (vormals PlanifyMinds Leistungsschein)
• ProofFlow
• Pflege-Begleiter Pro

Mobile Apps (iOS/Android)

• PlanifyMinds B2B
• PlanifyMinds AlltagsOrdner
• Übergabeheld
• Kündigungsmanager

Arten der verarbeiteten Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Interaktionen, Sitzungsinformationen)
• Meta- und Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten)
• Inhaltsdaten (Nachrichten, Dokumente, Fotos, Signaturen)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (Tarif, Rechnungen, Zahlungen, Transaktionsdaten)

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung unserer Websites, Webanwendungen und Apps
• Registrierung, Anmeldung und Verwaltung von Benutzerkonten in Webanwendungen
• Vertragsdurchführung, Support, Kommunikation und Abrechnung
• Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsprävention und Protokollierung
• Reichweitenmessung und Produktverbesserung in unseren Webanwendungen über Matomo (ohne Cookies)
• Messung des Werbeerfolgs (Conversion-Tracking) und Ausspielung relevanter Anzeigen in einzelnen Anwendungen – ausschließlich nach Einwilligung
• Dokumentation und Nachweisführung, insbesondere signierte Serviceberichte in HeatServPro und Gewerko

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. für optionale Werbe- und Marketing-Cookies)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Betrieb, Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten)

Verarbeitung beim Besuch unserer Websites

Beim Aufruf unserer Websites und Webanwendungen werden durch den Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte URL, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-Information sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Inhalte, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit.

Kontaktaufnahme und Support

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation sowie zur Dokumentation des Supportvorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support).

Kategorien von Empfängern

• Hosting und Serverbetrieb: Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland)
• TLS/HTTPS-Zertifikate: Let’s Encrypt (ISRG)
• Zahlungsabwicklung in Webanwendungen: Stripe
• In-App-Käufe und Abonnements: Apple App Store und Google Play
• Webanalyse in Webanwendungen: Matomo (Self-Hosting auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland)
• Werbung und Conversion-Tracking (einwilligungsbasiert, in einzelnen Anwendungen wie HeatServPro): Google Ireland Limited / Google LLC
• Auftragsverarbeitung: Mit eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO

Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Web-Tarifen erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Bei In-App-Käufen und Abonnements in mobilen Apps erfolgt die Abwicklung über den Apple App Store oder Google Play. Dabei werden transaktionsbezogene Daten verarbeitet, die zur Durchführung und Abrechnung erforderlich sind.

Webanalyse in Webanwendungen (Matomo)

In unseren Webanwendungen setzen wir Matomo zur Reichweitenmessung und zur Verbesserung unserer Angebote ein. Matomo wird auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland betrieben. Die Webanalyse ist so konfiguriert, dass keine Cookies gesetzt werden und IP-Adressen vor der Speicherung anonymisiert werden. Do-Not-Track-Einstellungen werden respektiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen der Webanalyse werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• anonymisierte IP-Adresse
• aufgerufene Seiten und Interaktionen
• Zeitpunkt des Zugriffs
• technische Informationen zu Browser und Gerät
• Referrer-Information

Reichweitenmessung mit Google Analytics 4 (nach Einwilligung)

In unseren Webanwendungen und Mobile Apps setzen wir zusätzlich Google Analytics 4 (GA4) zur Reichweiten- und Nutzungsmessung ein, um zu verstehen, wie unsere Seiten und Funktionen genutzt werden, und um unser Angebot zu verbessern. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

In den Mobile Apps erfolgt die Messung ausschließlich nach deiner Einwilligung über eine einmalige Abfrage in der App („Anonyme Nutzungsstatistik“); sie kann jederzeit in den App-Einstellungen widerrufen werden. Es wird eine zufällig erzeugte, gerätelokale Kennung verwendet – ohne Kopplung an dein Konto, deine Dokumente oder Werbe-IDs; App-Inhalte (z. B. Verträge, Dokumente, Fotos) werden nicht übermittelt.

Google Analytics wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen. Wir verwenden dazu den Google Consent Mode v2: Solange keine Einwilligung vorliegt, werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Analysedaten an Google übermittelt. Erst wenn du im Einwilligungs-Banner „Akzeptieren“ wählst, werden Cookies bzw. ähnliche Technologien (u. a. _ga, _ga_<ID>) eingesetzt und Nutzungsdaten verarbeitet.

Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• eine pseudonyme Kennung (Client-ID) sowie gekürzte IP-Adresse
• aufgerufene Seiten und Interaktionen (z. B. PDF-Export, angelegte Dokumente)
• Zeitpunkt des Zugriffs, Referrer
• technische Informationen zu Browser, Gerät und ungefährer Region

Es werden bewusst keine personenidentifizierenden Freitexte (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Dokumentinhalte) an Google übermittelt; die Event-Daten sind auf technische Kennwerte beschränkt. Dabei können Daten auch in die USA an die Google LLC übermittelt werden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die gespeicherte Auswahl über die Cookie-/Einwilligungs-Einstellungen zurücksetzt bzw. die im Browser gespeicherten Cookies löschst; beim nächsten Aufruf wird die Einwilligung erneut abgefragt. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

Cookies

In unseren Webanwendungen werden technisch notwendige Cookies eingesetzt, um Sitzungen zu verwalten, Login-Funktionen bereitzustellen und Sicherheitsmechanismen umzusetzen. Diese sind für den Betrieb erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG.

Darüber hinaus setzen wir in einzelnen Anwendungen optionale Cookies und ähnliche Technologien für Reichweitenmessung (Google Analytics) und Werbung ein – ausschließlich nach deiner Einwilligung (siehe Abschnitte „Reichweitenmessung mit Google Analytics 4“ und „Werbung und Conversion-Tracking“).

Werbung und Conversion-Tracking (Google Ads)

In einzelnen Anwendungen unseres Angebots – derzeit HeatServPro – setzen wir Google Ads ein, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen (Conversion-Tracking) und um Nutzern relevante Anzeigen auszuspielen (Remarketing). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Ads wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen. Wir verwenden dazu den Google Consent Mode v2: Solange keine Einwilligung vorliegt, werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine für Werbung nutzbaren Daten an Google übermittelt. Erst wenn du im Einwilligungs-Banner „Akzeptieren“ wählst, werden Cookies bzw. ähnliche Technologien eingesetzt und Conversion- sowie Remarketing-Daten verarbeitet. Dabei können Daten auch in die USA an die Google LLC übermittelt werden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

Bei einer erfolgreichen Registrierung übermitteln wir – ebenfalls nur nach deiner Einwilligung – die von dir angegebene E‑Mail-Adresse in pseudonymisierter Form (SHA‑256-Hash) an Google, um Conversions genauer zuordnen zu können („erweiterte Conversions“). Eine Klartext-E‑Mail wird dabei nicht an Google übertragen.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die im Browser gespeicherten Cookies bzw. die gespeicherte Auswahl löschst; beim nächsten Aufruf wird die Einwilligung erneut abgefragt. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

Besonderheiten einzelner Produkte

HeatServPro

• Erfassung von Auftragsdaten (Kunden, Geräte, Leistungen, Zeiten) zur Vertragserfüllung
• Fotos können mit Standortinformationen erfasst werden, sofern du dies im Gerät freigibst
• Signaturen werden als Bilddaten gespeichert und in Service-PDFs eingebettet
• Serviceberichte werden als PDF als Nachweisdokumente zu Aufträgen gespeichert

Gewerko (vormals PlanifyMinds Leistungsschein)

• Erfassung von Leistungsdaten zur Erstellung von Serviceberichten
• Uploads (Fotos/Dokumente) werden in einem S3-kompatiblen Storage (MinIO) auf PlanifyMinds-Servern gespeichert
• Signaturen werden als Bilddaten gespeichert und in PDFs eingebettet
• Audit-Logs werden zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Aktionen gespeichert
• Öffentliche Freigaben und Signaturen über Token-Links erfolgen nur bei aktiver Freigabe durch den Nutzer

PlanifyMinds eRechnung Hub

• Import und Verarbeitung von Rechnungsdaten (XRechnung XML, Factur-X PDF mit eingebettetem XML)
• Speicherung von Rechnungs- und Empfängerdaten zur Bearbeitung und Archivierung
• Abrechnung von Web-Abonnements erfolgt über Stripe
• Für den Versand über Peppol werden die für den Transport erforderlichen Daten an einen Peppol-Transportdienst übermittelt

Pflege-Begleiter Pro

• Verwaltung von Fall- und Fristdaten im Zusammenhang mit Pflegeanträgen
• Dokumente und Anhänge werden lokal im Browser gespeichert (IndexedDB)
• Auf dem Server werden Metadaten und Fallinformationen gespeichert, keine Dokumentinhalte
• PDF-Export erfolgt lokal im Browser

Mobile Apps (PlanifyMinds B2B, PlanifyMinds AlltagsOrdner, Übergabeheld, Kündigungsmanager)

• App-Inhalte werden auf dem Gerät verarbeitet und gespeichert
• Exportfunktionen (PDF, E-Mail, ShareSheet) verarbeiten Inhalte zur Ausgabe und Weitergabe durch den Nutzer
• Abonnements und Käufe werden über den Apple App Store oder Google Play abgewickelt

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen.

Übermittlungen in Drittländer

Sofern Dienstleister Daten außerhalb der EU/EWR verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen.

Deine Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen bitte an: support@planifyminds.com.

Informationen zur Löschung deines Kontos und einzelner Daten findest du unter Konto und Daten löschen.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und Berechtigungskonzepte.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Bitte informiere dich regelmäßig über den aktuellen Stand.

Stand

Juni 2026