Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend kurz: „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes, unserer Apps und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte. Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

PlanifyMinds (Einzelunternehmen)
Inhaber: Christian Diederich
Ebereschenstraße 3, 17033 Neubrandenburg, Deutschland
E-Mail: support@planifyminds.com
Telefon: [optional eintragen]

Betroffene Angebote / Produkte

Diese Erklärung gilt für die PlanifyMinds-Website sowie alle aktuellen und zukünftigen Online-Angebote von PlanifyMinds, insbesondere (nicht abschließend):

PlanifyMinds Homepage (www.planifyminds.com)
HeatServPro (Service- & Work-Order-Plattform)
PlanifyMinds Leistungsschein / ServiceHub Leistungsschein (Web-Anwendung)
Pflege-Begleiter Pro (Web-Anwendung)
VerwaltungsCoach (App/Web)
B2C-Planer / Planify-App
Kündigungsmanager DE
Wohnungsübergabe Pro
Anwohnerparkausweis
Führungszeugnis Direkt

Arten der verarbeiteten Daten

Stammdaten (z. B. Namen, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer)
Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Klickpfade, Session-Informationen)
Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-IDs, IP-Adressen, Browserdaten)
Inhaltsdaten (z. B. hochgeladene Dokumente, Fotos, Signaturen)
Vertrags-/Abrechnungsdaten (bei Käufen/Abos)

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung des Onlineangebotes, Apps und Funktionen
Vertragsdurchführung, Support, Abrechnung
Sicherheitsmaßnahmen, Betrugsprävention, Logging
Reichweitenmessung, Produktverbesserung
Rechtliche Nachweise (z. B. unterschriebene Serviceberichte in HeatServPro)

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Art. 6 Abs. 1 lit. b: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. a: Einwilligung (z. B. Newsletter oder optionale Zusatzfunktionen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtigte Interessen (Betrieb, Sicherheit, Reichweitenmessung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c: rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten)

Kategorien von Empfängern

Hosting/Cloud (z. B. Server-Provider, Datenbank-Host)
E-Mail/Kommunikation (z. B. Google Workspace)
Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe / Apple / Google, soweit für In-App-Käufe oder Abrechnungen genutzt)
Analyse/Fehlertracking (z. B. Matomo, ggf. Sentry oder vergleichbare Tools)
Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (AVV vorhanden)

Datenquellen

Wir verarbeiten Daten, die du uns mitteilst (Formulare, Uploads, Bestellungen), sowie automatisch erhobene Nutzungs- und Metadaten bei der Nutzung unserer Angebote.

Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch gesetzliche Vorschriften (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) vorgesehen ist.

Übermittlungen in Drittländer

Wenn Dienstleister außerhalb der EU/EWR eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse). Details findest du in den jeweiligen AV-Vereinbarungen bzw. Datenschutzhinweisen der Anbieter.

Cookies & Reichweitenmessung

Auf der PlanifyMinds-Website und in unseren Webanwendungen setzen wir – soweit technisch möglich – keine oder nur technisch notwendige Cookies ein (z. B. zur Sitzungssteuerung, Login-Sessions oder zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Angebots). Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung für die Vertragserfüllung erforderlich ist.

Einsatz von Matomo (Webanalyse)

Für die Reichweitenmessung und zur Verbesserung unserer Website verwenden wir Matomo, eine frei verfügbare Webanalyse-Software, die wir auf unseren eigenen Servern in Deutschland betreiben (Self-Hosting, kein Einsatz von Drittanbietern). Matomo ist in unserer Umgebung so konfiguriert, dass keine Cookies gesetzt werden („cookieless tracking“).

Darüber hinaus wird die IP-Adresse vor der Speicherung anonymisiert (Kürzung um mindestens 2 Bytes), so dass kein Personenbezug mehr besteht. Matomo verarbeitet in diesem Setup insbesondere:

anonymisierte IP-Adresse
aufgerufene Seiten / URLs
Zugriffszeitpunkt
Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem
Referrer-Information (ohne sensible Query-Parameter)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer nutzerfreundlichen, sicheren und wirtschaftlichen Gestaltung unseres Onlineangebotes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da keine Cookies gesetzt werden und IP-Adressen anonymisiert sind, ist keine Einwilligung über ein Cookie-Banner erforderlich.

Browser-Do-Not-Track-Einstellungen werden respektiert, sofern du diese Funktion in deinem Browser aktiviert hast.

Besonderheiten einzelner Produkte

HeatServPro

Erfassung von Auftragsdaten (Kunden, Geräte, Leistungen, Zeiten) zur Vertragserfüllung.
Fotos mit optionalen Geodaten (Nachweis von Ort/Zeit) – nur nach Zustimmung im Gerät.
Kunden-Signaturen als Bilddatei im Auftrag/PDF.
Protokolle (PDF) werden als Nachweisdokumente beim Auftrag gespeichert.

PlanifyMinds Leistungsschein / ServiceHub Leistungsschein

Erfassung von Leistungsdaten (z. B. Tätigkeiten, Zeiten, Materialien) zur Erstellung von Serviceberichten und E-Rechnungen.
Optionale Speicherung von unterschriebenen Leistungsnachweisen als PDF beim jeweiligen Auftrag.
Soweit möglich, werden besonders sensible Dokumente nur als Metadaten geführt oder lokal beim Nutzer verarbeitet.

Pflege-Begleiter Pro

Verwaltung von Fall- und Fristdaten im Zusammenhang mit Pflegeanträgen.
Optionaler Kalender-Export (ICS) zur Fristenkontrolle.
Es werden keine medizinischen Diagnosen gespeichert, sondern nur für das Verfahren erforderliche Verwaltungsangaben.

Deine Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen bitte an: support@planifyminds.com.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung, Berechtigungskonzepte).

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Bitte informiere dich regelmäßig über den aktuellen Stand.

Stand

November 2025