PlanifyMinds
Menü öffnenMenü
StartProdukteWebanwendungenAppsLösungenPreiseÜber unsSupport

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend: „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes, unserer Webanwendungen und unserer mobilen Apps sowie der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

PlanifyMinds (Einzelunternehmen)
Inhaber: Christian Diederich
Ebereschenstraße 3, 17033 Neubrandenburg, Deutschland
E-Mail: support@planifyminds.com
Telefon: siehe Impressum

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für planifyminds.com sowie alle aktuellen Online-Angebote (Webanwendungen) und mobilen Apps von PlanifyMinds.

Webanwendungen

  • PlanifyMinds Homepage (planifyminds.com)
  • Zunftheld (vormals PlanifyMinds Leistungsschein)

Mobile Apps (iOS/Android)

  • Zunftheld
  • PlanifyMinds B2B
  • PlanifyMinds AlltagsOrdner
  • Übergabeheld
  • Kündigungsmanager

Arten der verarbeiteten Daten

  • Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Interaktionen, Sitzungsinformationen)
  • Meta- und Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten)
  • Inhaltsdaten (Nachrichten, Dokumente, Fotos, Signaturen)
  • Vertrags- und Abrechnungsdaten (Tarif, Rechnungen, Zahlungen, Transaktionsdaten)

Zwecke der Verarbeitung

  • Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung unserer Websites, Webanwendungen und Apps
  • Registrierung, Anmeldung und Verwaltung von Benutzerkonten in Webanwendungen
  • Vertragsdurchführung, Support, Kommunikation und Abrechnung
  • Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsprävention und Protokollierung
  • Reichweitenmessung und Produktverbesserung in unseren Webanwendungen über Matomo (ohne Cookies)
  • Messung des Werbeerfolgs (Conversion-Tracking) und Ausspielung relevanter Anzeigen in einzelnen Anwendungen – ausschließlich nach Einwilligung
  • Dokumentation und Nachweisführung, insbesondere signierte Serviceberichte in Zunftheld

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. für optionale Werbe- und Marketing-Cookies)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Betrieb, Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten)

Verarbeitung beim Besuch unserer Websites

Beim Aufruf unserer Websites und Webanwendungen werden durch den Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte URL, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-Information sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Inhalte, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit.

Die IP-Adresse wird bereits vor dem Schreiben in die Logfiles gekürzt (IPv4: letztes Oktett auf 0, IPv6: nur die ersten beiden Gruppen). Die Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktaufnahme und Support

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation sowie zur Dokumentation des Supportvorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support).

Anfragen über die Kontaktformulare unserer Websites und Anwendungen landen in einem Ticketsystem auf unserem Server in Deutschland (Produkt, Betreff, Nachricht, E-Mail-Adresse, Name, optional Rückrufnummer und Kontext wie Konto oder Paket). Für die automatische Vorsortierung (Kategorie, Zusammenfassung, Antwortentwurf) gilt: Wir übermitteln nur Produkt, Betreff und Nachrichtentext (bei Anfragen aus der Anwendung zusätzlich Paket und Rolle im Konto) an den KI-Dienst OpenRouter, Inc. (USA); E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs im Text werden vorher maskiert, Name und E-Mail-Adresse des Absenders werden nicht übermittelt (Namen, die im Nachrichtentext selbst stehen, etwa bei einer Anfrage zur Datenübernahme, bleiben dort stehen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung); die Übermittlung an OpenRouter in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) von OpenRouter. OpenRouter leitet unsere Anfragen nur an Endpunkte der Sprachmodelle weiter, die keine Daten speichern; die Anfragen werden nicht zum Training verwendet (derzeit Claude-Modelle über Amazon Bedrock der Amazon Web Services; ersatzweise andere Endpunkte ohne Datenspeicherung, etwa Google Vertex).

Erstantworten auf allgemeine Anfragen formuliert und versendet ein Support-Assistent auf KI-Basis (Claude der Anthropic PBC, USA) in unserem Auftrag; dafür verarbeitet er den Inhalt der Anfrage einschließlich Name und E-Mail-Adresse. Anfragen zu Erstattungen, rechtlichen Fragen und Löschungen beantworten wir selbst; der Support-Assistent bereitet dafür höchstens einen Entwurf vor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Anfragen) bzw. lit. f DSGVO (schnelle Beantwortung).

Erledigte Support-Anfragen löschen wir 730 Tage nach ihrer Erledigung automatisch. Anfragen für kostenlose Leitfäden (Double-Opt-in) löschen wir unbestätigt nach 30 Tagen und bestätigt nach 730 Tagen; ein Newsletter ist damit nicht verbunden.

Bewerbungen (zunftheld.de/karriere)

Wenn du dich über das Bewerbungsformular auf zunftheld.de auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbst, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon- oder Mobilnummer, frühester Beginn, eine optionale Nachricht, deinen Lebenslauf und optional eine weitere Datei (zum Beispiel ein Zeugnis oder eine Immatrikulationsbescheinigung). Die Angaben und Dateien speichern wir in unserer Datenbank und Dateiablage auf unserem Server in Deutschland. Zusätzlich erhalten wir die Bewerbung als E-Mail mit den Dateien im Anhang, und du bekommst eine Eingangsbestätigung; beide E-Mails versendet unser E-Mail-Dienstleister (siehe „Kategorien von Empfängern“).

Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; mit dem Absenden bestätigst du, dass du diese Hinweise gelesen hast, und willigst in die Speicherung deiner Angaben und Dateien für dieses Verfahren ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Bewerbung kannst du jederzeit per E-Mail an support@planifyminds.com zurückziehen; wir löschen sie dann.

Zum Schutz vor automatisierten Eingaben stellt das Formular eine einfache Rechenaufgabe; dafür setzen wir keinen Dienst eines Dritten ein. Mit der Bewerbung speichern wir einen gekürzten Prüfwert deiner IP-Adresse (keine Klaradresse) und die Kennung deines Browsers, um Missbrauch zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anzahl der Bewerbungen je Absender begrenzen wir kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers, ohne dauerhafte Speicherung.

Bewerbungen löschen wir automatisch spätestens sechs Monate nach Eingang samt Dateien, es sei denn, es kommt zu einer Einstellung (dann übernehmen wir die Unterlagen in die Personalakte) oder du willigst in eine längere Aufbewahrung ein. Daten von Bewerbern geben wir nicht an Dritte weiter.

Kategorien von Empfängern

  • Hosting und Serverbetrieb: Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland)
  • TLS/HTTPS-Zertifikate: Let’s Encrypt (ISRG)
  • Zahlungsabwicklung in Webanwendungen: Stripe
  • Druck und Postversand des Kündigungsschreibens (Kündigungsmanager, „Kündigung per Post“): LetterXpress, A&O Fischer GmbH & Co. KG, Winsen (Luhe), Deutschland
  • Transaktions-E-Mails (z. B. Auftragsbestätigungen): Resend
  • In-App-Käufe und Abonnements: Apple App Store und Google Play
  • Webanalyse in Webanwendungen: Matomo (Self-Hosting auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland)
  • Werbung und Conversion-Tracking (einwilligungsbasiert, in einzelnen Anwendungen wie Zunftheld): Google Ireland Limited / Google LLC
  • Anmeldung mit Google bzw. Apple (Zunftheld sowie die PlanifyMinds B2B-Apps, freiwillig): Google Ireland Limited bzw. Apple Distribution International Ltd. – beide als eigenständige Verantwortliche für den Anmeldevorgang
  • Push-Mitteilungen der Zunftheld-Apps: Apple (APNs) und Google (Firebase Cloud Messaging) – Geräte-Token sowie Titel und Kurztext der jeweiligen Mitteilung (z. B. Auftrag, Name des Absenders, bei Arbeitszeit-Korrekturen Tag und Uhrzeiten; ohne Beträge)
  • KI-Dienste (Vorsortierung von Support-Anfragen, KI-Assistent und KI-Funktionen in Zunftheld): OpenRouter, Inc., USA – nur Endpunkte ohne Datenspeicherung und ohne Training, mit den unter „Kontaktaufnahme und Support“ und „Zunftheld“ beschriebenen Einschränkungen
  • Support-Assistent für Erstantworten: Anthropic PBC, USA – Inhalt der Anfrage einschließlich Name und E-Mail-Adresse (siehe „Kontaktaufnahme und Support“)
  • Auftragsverarbeitung: Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei Stripe, Resend, LetterXpress, Google (Firebase) und OpenRouter sind die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen.

Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Web-Tarifen erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Bei In-App-Käufen und Abonnements in mobilen Apps erfolgt die Abwicklung über den Apple App Store oder Google Play. Dabei werden transaktionsbezogene Daten verarbeitet, die zur Durchführung und Abrechnung erforderlich sind.

Webanalyse in Webanwendungen (Matomo)

In unseren Webanwendungen setzen wir Matomo zur Reichweitenmessung und zur Verbesserung unserer Angebote ein. Matomo wird auf PlanifyMinds-Servern in Deutschland betrieben. Die Webanalyse ist so konfiguriert, dass keine Cookies gesetzt werden und IP-Adressen vor der Speicherung anonymisiert werden. Do-Not-Track-Einstellungen werden respektiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen der Webanalyse werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • anonymisierte IP-Adresse
  • aufgerufene Seiten und Interaktionen
  • Zeitpunkt des Zugriffs
  • technische Informationen zu Browser und Gerät
  • Referrer-Information

Reichweitenmessung mit Google Analytics 4 (nach Einwilligung)

In unseren Webanwendungen setzen wir zusätzlich Google Analytics 4 (GA4) zur Reichweiten- und Nutzungsmessung ein, um zu verstehen, wie unsere Seiten und Funktionen genutzt werden, und um unser Angebot zu verbessern. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

In unseren Mobile Apps findet keine Reichweiten- oder Nutzungsmessung statt; sie enthalten keine Analyse- oder Werbedienste.

Google Analytics wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen. Wir verwenden dazu den Google Consent Mode v2: Solange keine Einwilligung vorliegt, werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Analysedaten an Google übermittelt. Erst wenn du im Einwilligungs-Banner „Akzeptieren“ wählst, werden Cookies bzw. ähnliche Technologien (u. a. _ga, _ga_<ID>) eingesetzt und Nutzungsdaten verarbeitet.

Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • eine pseudonyme Kennung (Client-ID) sowie gekürzte IP-Adresse
  • aufgerufene Seiten und Interaktionen (z. B. PDF-Export, angelegte Dokumente)
  • Zeitpunkt des Zugriffs, Referrer
  • technische Informationen zu Browser, Gerät und ungefährer Region

Es werden bewusst keine personenidentifizierenden Freitexte (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Dokumentinhalte) an Google übermittelt; die Event-Daten sind auf technische Kennwerte beschränkt. Dabei können Daten auch in die USA an die Google LLC übermittelt werden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die gespeicherte Auswahl über die Cookie-/Einwilligungs-Einstellungen zurücksetzt bzw. die im Browser gespeicherten Cookies löschst; beim nächsten Aufruf wird die Einwilligung erneut abgefragt. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

Cookies

In unseren Webanwendungen werden technisch notwendige Cookies eingesetzt, um Sitzungen zu verwalten, Login-Funktionen bereitzustellen und Sicherheitsmechanismen umzusetzen. Diese sind für den Betrieb erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG.

Darüber hinaus setzen wir in einzelnen Anwendungen optionale Cookies und ähnliche Technologien für Reichweitenmessung (Google Analytics) und Werbung ein – ausschließlich nach deiner Einwilligung (siehe Abschnitte „Reichweitenmessung mit Google Analytics 4“ und „Werbung und Conversion-Tracking“).

Partner-Empfehlungen (Cookie „pm_ref“): Rufst du eine unserer Web-Anwendungen über einen Empfehlungslink mit dem Parameter ?ref= auf, speichern wir den darin enthaltenen Partner-Code in einem First-Party-Cookie namens pm_ref. Das Cookie enthält ausschließlich diesen Partner-Code – keine personenbezogenen Daten, keine Kennung zu deiner Person und kein geräteübergreifendes Profil. Es dient allein dazu, eine spätere Registrierung oder Buchung dem empfehlenden Partner zuzuordnen, damit wir die vereinbarte Provision abrechnen können. Speicherdauer: 60 Tage; gesetzt wird nur der zuerst übermittelte Code (er wird durch spätere Links nicht überschrieben). Der Code wird bei einer Registrierung am Konto und bei einer Buchung in den Zahlungsdaten (Stripe) vermerkt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der korrekten Abrechnung von Partnerempfehlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst das Cookie jederzeit in deinem Browser löschen.

Werbung und Conversion-Tracking (Google Ads)

In einzelnen Anwendungen unseres Angebots – derzeit Zunftheld – setzen wir Google Ads ein, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen (Conversion-Tracking) und um Nutzern relevante Anzeigen auszuspielen (Remarketing). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Ads wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen. Wir verwenden dazu den Google Consent Mode v2: Solange keine Einwilligung vorliegt, werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine für Werbung nutzbaren Daten an Google übermittelt. Erst wenn du im Einwilligungs-Banner „Akzeptieren“ wählst, werden Cookies bzw. ähnliche Technologien eingesetzt und Conversion- sowie Remarketing-Daten verarbeitet. Dabei können Daten auch in die USA an die Google LLC übermittelt werden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

Bei einer erfolgreichen Registrierung übermitteln wir – ebenfalls nur nach deiner Einwilligung – die von dir angegebene E‑Mail-Adresse in pseudonymisierter Form (SHA‑256-Hash) an Google, um Conversions genauer zuordnen zu können („erweiterte Conversions“). Eine Klartext-E‑Mail wird dabei nicht an Google übertragen.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die im Browser gespeicherten Cookies bzw. die gespeicherte Auswahl löschst; beim nächsten Aufruf wird die Einwilligung erneut abgefragt. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

Werbung und Conversion-Tracking (TikTok Pixel)

Auf zunftheld.de setzen wir zusätzlich das TikTok Pixel ein, um die Wirksamkeit unserer Anzeigen auf TikTok zu messen (Conversion-Tracking) und Nutzern relevante Anzeigen auszuspielen (Remarketing). Anbieter in der EU ist die TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irland, gemeinsam mit der TikTok Information Technologies UK Limited, Kaleidoscope, 4 Lindsey Street, London, EC1A 9HP, Vereinigtes Königreich.

Das TikTok Pixel wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen – es gilt dieselbe Entscheidung wie für Google Ads im Einwilligungs-Banner. Ohne Einwilligung wird kein Code von TikTok eingebunden, es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an TikTok übermittelt. Nach der Einwilligung verarbeitet TikTok unter anderem Seitenaufrufe, das Ereignis „Registrierung abgeschlossen“ (ohne Name, E-Mail-Adresse oder andere Kontodaten), Geräte- und Browserinformationen, die IP-Adresse sowie eine Pixel-Kennung in Cookies. Dabei können Daten auch in Länder außerhalb der EU übermittelt werden (unter anderem USA); nach Angaben von TikTok erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Das Pixel läuft nur auf den öffentlichen Seiten von zunftheld.de, nicht in der Anwendung nach der Anmeldung.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von TikTok.

Besonderheiten einzelner Produkte

Zunftheld (vormals PlanifyMinds Leistungsschein)

  • Erfassung von Leistungsdaten zur Erstellung von Serviceberichten
  • Uploads (Fotos/Dokumente) werden in einem S3-kompatiblen Storage (MinIO) auf PlanifyMinds-Servern gespeichert
  • Signaturen werden als Bilddaten gespeichert und in PDFs eingebettet
  • Audit-Logs werden zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Aktionen gespeichert
  • Öffentliche Freigaben und Signaturen über Token-Links erfolgen nur bei aktiver Freigabe durch den Nutzer
  • Rollen: Für die Daten seiner Kunden, Aufträge und Mitarbeiter ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen ist. Für Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten des Betriebs sind wir selbst Verantwortlicher.
  • Registrierung und Anmeldung mit Google oder Apple (freiwillig, alternativ zu E-Mail und Passwort): Wir erhalten von Google Konto-Kennung, E-Mail-Adresse und Profilname, von Apple Name und E-Mail-Adresse – bei aktivierter Apple-Funktion „E-Mail verbergen“ eine Relay-Adresse, über die Apple unsere E-Mails weiterleitet. Die Zuordnung zum Konto erfolgt über die bestätigte E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Zeiterfassung und Abwesenheiten (Beschäftigtendaten des Betriebs): Stempelzeiten mit Start, Ende und Pausen, Korrekturen mit Begründung, Stundenkonto und Monatsabschluss; Abwesenheiten mit Art (Urlaub, Krankheit, Schulung, Sonstiges), Zeitraum und Entscheidung. Eine Krankmeldung kann nur das Büro bzw. ein Administrator des Betriebs eintragen. Stempelzeiten werden storniert statt gelöscht (Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG); beim Löschen eines Mitarbeiterkontos werden vorhandene Stempeldaten pseudonymisiert.
  • Logbuch je Auftrag (seit 9. Oktober 2026): Betriebe können zu einem Auftrag Nachrichten und Fotos austauschen; daneben trägt das System Ereignisse des Auftrags ein (zum Beispiel „Einsatz gestartet“, „Dokument hinzugefügt“). Gespeichert werden Verfasser, Zeitpunkt, Text und Anhang; gelöschte Nachrichten bleiben als „Nachricht gelöscht“ ohne Inhalt sichtbar. Push-Mitteilungen dazu enthalten nur den Auftragstitel und den Namen des Verfassers, nie den Text. Die Einträge werden mit dem Auftrag, beim Zurücksetzen der Testphase oder mit dem Betrieb gelöscht. Verantwortlich für die Inhalte ist der Betrieb als Arbeitgeber.
  • Standort: Koordinaten werden nur auf Tipp des Nutzers als Einsatzort am Auftrag erfasst und beim Stempeln nur, wenn der Betrieb die Ortung eingeschaltet hat (Standard: aus). Keine Hintergrund-Ortung, kein Kartendienst, keine Adressauflösung.
  • KI-Assistent (ab Paket Meister): Die Eingaben des Nutzers im Chat und der bisherige Verlauf (höchstens 14 Runden) werden an OpenRouter, Inc. (USA) übermittelt und dort durch ein Sprachmodell beantwortet. Der Assistent hat keinen Zugriff auf die Datenbank und sieht keine Kunden-, Auftrags- oder Betriebsdaten – nur das, was der Nutzer eingibt. Wir speichern den Chat nicht; OpenRouter leitet ihn nur an Endpunkte ohne Datenspeicherung und ohne Training weiter (siehe „Kontaktaufnahme und Support“). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Funktion des gebuchten Pakets); Übermittlung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
  • KI-Funktionen „Angebot aus Text“ (auch aus einer Datei), „Mit KI ergänzen“ und „Beleg per KI auslesen“ (nur wenn ein Administrator des Betriebs sie einschaltet; standardmäßig aus; je Betrieb mit einem Monatskontingent): Für „Angebot aus Text“ gehen die eingegebene Beschreibung, auf Wunsch eine hochgeladene Datei (Aufmaß, Leistungsverzeichnis oder Foto, etwa einer Baustelle oder eines handschriftlichen Zettels — mit allem, was darauf steht oder zu sehen ist) sowie Namen, Artikelnummern, Einheiten, Preise und Positionsart des Leistungskatalogs des Betriebs an OpenRouter, Inc. (USA); für „Mit KI ergänzen“ zusätzlich Bezeichnungen, Mengen und Einheiten der vorhandenen Positionen des Angebots; für „Beleg per KI auslesen“ die hochgeladene Belegdatei (PDF oder Foto einer Eingangsrechnung, mit den darin enthaltenen Angaben zum Lieferanten); statt des Dateinamens geht ein neutraler Name mit. OpenRouter leitet die Anfragen nur an Endpunkte ohne Datenspeicherung und ohne Training weiter; PDF-Dateien gehen direkt an das Sprachmodell, ohne zusätzlichen Texterkennungsdienst. Hochgeladene Dateien speichert Zunftheld dabei nicht; eine Belegdatei wird erst angehängt, wenn der Nutzer die Eingangsrechnung speichert. Das Ergebnis ist nur ein Vorschlag; gespeichert wird erst, wenn der Nutzer ihn prüft und bestätigt. Für die Daten des Betriebs handeln wir als Auftragsverarbeiter. Übermittlung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenRouter.
  • Gesamtexport (seit 12. Oktober 2026): Auf Anforderung eines Administrators des Betriebs erzeugen wir ein ZIP-Archiv mit den Daten des Betriebs (Tabellen als CSV sowie Rechnungen, Angebote, Nachweise und Dokumente als Dateien; ohne Passwörter, Sicherheitsschlüssel und Unterschriftsbilder). Es liegt auf unserem Server, kann nur von Administratoren des Betriebs nach Anmeldung heruntergeladen werden und wird nach 7 Tagen gelöscht.
  • Anliegen-Seite (seit 12. Oktober 2026, vom Betrieb einschaltbar): Kunden des Betriebs können über einen Link ihren Namen, eine Telefonnummer, freiwillig eine E-Mail-Adresse, ihr Anliegen und einen Rückrufwunsch hinterlassen; daraus entsteht eine Rückruf-Aufgabe beim Betrieb, das Büro erhält eine Mitteilung (der Push nennt nur den Namen). Verantwortlich ist der Betrieb; wir verarbeiten die Angaben als Auftragsverarbeiter. Beim Absenden speichern wir keine IP-Adresse (zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen kurzzeitig im Arbeitsspeicher). Auf dieser Seite laufen keine Reichweitenmessung und keine Werbe-Tags. Die Angaben werden mit der Aufgabe bzw. dem Betrieb gelöscht.
  • Persönliche API-Schlüssel und MCP-Schnittstelle (seit 12. Oktober 2026): Nutzer können Schlüssel anlegen, mit denen KI-Assistenten (z. B. Claude) mit den Rechten des Nutzers auf Zunftheld zugreifen. Wir speichern nur eine Prüfsumme des Schlüssels, seinen Namen, die Rechte, Ablauf und den Zeitpunkt der letzten Nutzung; jeder Werkzeugaufruf wird im Änderungsprotokoll vermerkt. Erlaubt der Nutzer es beim Anlegen des Schlüssels ausdrücklich, kann der Assistent außerdem Angebotsentwürfe und Kunden anlegen. Ohne ausdrückliches „trotzdem anlegen“ des Assistenten prüft Zunftheld vor dem Anlegen eines Kunden auf Dubletten (ähnlicher Name, gleiche E-Mail-Adresse) und legt bei einem Treffer nicht an, sondern meldet die Treffer zurück. Welche Daten der Assistent abruft oder übermittelt, bestimmt der Nutzer; die Übermittlung an den Anbieter des Assistenten erfolgt in der Verantwortung des Betriebs bzw. Nutzers, nicht durch uns.
  • Kalender-Abo (seit 12. Oktober 2026): Nutzer können einen persönlichen, geheimen Link erzeugen, über den ein Kalenderdienst ihrer Wahl (z. B. Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook) auf ihre Veranlassung ihre Termine abruft. Standardmäßig übermittelt werden Titel und Zeit der Termine (der Titel so, wie er im Auftrag steht, z. B. mit einem Objektnamen) und ein Link zurück zu Zunftheld; Ort und Kunde nur, wenn der Betrieb das erlaubt und der Nutzer es einschaltet. Abwesenheiten erscheinen ohne Angabe von Krankheit. In unserer Datenbank speichern wir nur eine Prüfsumme des Links, die gewählten Einstellungen und den Zeitpunkt des letzten Abrufs; der Link lässt sich jederzeit widerrufen oder neu erzeugen. Die Übermittlung an den gewählten Kalenderdienst erfolgt auf Veranlassung des Nutzers; beim Abruf entstehen die üblichen Server-Logfiles (mit der abgerufenen Adresse).
  • Ressourcen und Subunternehmer (seit 12. Oktober 2026): Betriebe können Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge und Subunternehmer erfassen und Aufträgen zuordnen; bei Subunternehmern Firma, Gewerk und einen Einsatz-Kontakt (Name, Telefon, E-Mail). Verantwortlich ist der Betrieb, wir verarbeiten die Angaben als Auftragsverarbeiter. Techniker sehen Ansprechpartner und Telefon nur an eigenen Aufträgen, die E-Mail nie; im Kalender-Abo erscheinen keine Kontaktdaten. Der Betrieb kann die Kontaktdaten jederzeit leeren; sie werden mit dem Eintrag bzw. dem Betrieb gelöscht.
  • Nach Vertragsende bleiben die Daten des Betriebs 30 Tage zum Export erhalten und werden danach vollständig gelöscht.
  • Zunftheld-Apps (iOS/Android): Mitteilungen werden über Apple (APNs) bzw. Google (Firebase Cloud Messaging) mit einem Geräte-Token zugestellt, den nur unser Server kennt; der Standort wird nur auf Tipp des Nutzers als Einsatzort oder beim Stempeln erfasst; „Mit Apple anmelden“ und „Mit Google anmelden“ stehen nur für Zugänge zur Verfügung, die im Web verknüpft wurden; KI-Funktionen im Prüfprotokoll laufen ausschließlich auf dem Gerät

Übergabeheld: „Übergabeprotokoll als PDF“ (uebergabe.planifyminds.com)

Das Übergabeprotokoll-Formular arbeitet ausschließlich in deinem Browser. Bestellst du das fertige PDF, übermittelst du die Angaben (Adresse der Wohnung, Namen der Parteien, Räume, Zählerstände, Schlüssel, Anmerkungen, E-Mail-Adressen, optional gezeichnete Unterschriften) an unseren Server in Deutschland. Wir erzeugen das PDF, versenden es über Resend an die angegebenen Adressen und stellen es sieben Tage zum Download bereit. Die Zahlung wickelt Stripe ab. Eingaben löschen wir nach dem Versand, das PDF nach Ablauf der Download-Frist, unbezahlte Bestellungen nach 48 Stunden; die Auftragsakte (Auftragsnummer, Betrag, Zeitpunkt, E-Mail-Adressen, Name, Adresse der Wohnung) bewahren wir zehn Jahre auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kündigungsmanager: „Kündigung per Post“ (km.planifyminds.com)

Der Kündigungsschreiben-Generator arbeitet ausschließlich in deinem Browser; Eingaben werden dabei nicht an uns übertragen. Bestellst du den optionalen Postversand, übermittelst du Absender, Anbieter, Vertragsdaten, deine E-Mail-Adresse und optional die gezeichnete Unterschrift an unseren Server. Wir erzeugen daraus den Brief und übergeben ihn zur Auftragsverarbeitung an LetterXpress (Druck, Kuvertierung, Übergabe an die Deutsche Post). Die Zahlung wickelt Stripe ab; wir erhalten nur Zahlungsstatus und Auftragsnummer. Die Auftragsbestätigung mit der Briefkopie versenden wir über Resend. Brief und Eingaben löschen wir unmittelbar nach der Übergabe an den Druckdienst; nicht bezahlte Bestellungen nach 48 Stunden. Die Auftragsakte (Auftragsnummer, Versandart, Betrag, Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, Name, Empfängername) bewahren wir wegen steuerlicher Pflichten zehn Jahre auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details in den Bedingungen zum Postversand auf km.planifyminds.com.

PlanifyMinds B2B (iOS/Android)

  • Kunden und Rechnungen werden mit dem PlanifyMinds-Server in Deutschland synchronisiert (Konto mit E-Mail-Adresse und Passwort); Aufträge und Angebote bleiben auf dem Gerät
  • Registrierung und Anmeldung mit Google oder Apple (freiwillig, alternativ zu E-Mail und Passwort): Die App übermittelt das vom Anbieter ausgestellte Anmelde-Token an unseren Server, der daraus Konto-Kennung, E-Mail-Adresse und Namen übernimmt – bei Apple mit „E-Mail verbergen“ eine Relay-Adresse. Ein Passwort wird dann nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Erinnerungen an fällige und überfällige Rechnungen sind lokale Mitteilungen des Geräts (Opt-in in den Einstellungen); dafür werden keine Daten an uns oder an Apple/Google übermittelt

Mobile Apps (PlanifyMinds B2B, PlanifyMinds AlltagsOrdner, Übergabeheld, Kündigungsmanager)

  • App-Inhalte werden auf dem Gerät verarbeitet und gespeichert
  • Exportfunktionen (PDF, E-Mail, ShareSheet) verarbeiten Inhalte zur Ausgabe und Weitergabe durch den Nutzer
  • Abonnements und Käufe werden über den Apple App Store oder Google Play abgewickelt
  • KI-Funktionen der Apps (Apple Intelligence auf iOS, Gemini Nano auf Android) verarbeiten Texte und Fotos ausschließlich auf dem Gerät; Inhalte werden dafür weder an uns noch an Dritte übermittelt
  • Texterkennung und Dokumentenscan laufen auf iOS über Systemfunktionen von Apple und auf Android über die Google Play-Dienste – jeweils auf dem Gerät
  • Die von Google bereitgestellten Bibliotheken für Käufe (Google Play Billing) und für KI auf dem Gerät (ML Kit) können technische Nutzungs- und Diagnosedaten (z. B. Gerätetyp, App-Version, Installationskennung, Leistungswerte) an Google übermitteln. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • Auf iPhone und iPad können die auf dem Gerät gespeicherten App-Inhalte in die Geräte-Sicherung von Apple (iCloud-Backup bzw. Sicherung am Computer) einfließen, wenn du diese Funktion eingeschaltet hast. Diese Sicherung steuerst du bzw. Apple; wir haben darauf keinen Zugriff. Auf Android sind die App-Inhalte von der automatischen Sicherung des Systems ausgeschlossen
  • Übergabeheld:
    • Standortdaten werden nur in Fotos und Protokolle übernommen, wenn die Einstellung „Ort in Fotos speichern“ eingeschaltet ist; sie verbleiben auf dem Gerät
    • Adressvorschläge: Auf iPhone und iPad fragt die App beim Eintippen einer Straße in den Objekt-Formularen Vorschläge beim Kartendienst von Apple (MapKit) ab; dafür werden die eingetippten Adressteile an Apple übermittelt (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland). Auf Android geschieht das nur, wenn du die Adressvorschläge in den Einstellungen einschaltest (Standard: aus); dann gehen die eingetippten Adressteile über den Geocoding-Dienst des Systems an Google (Google Ireland Limited, Anschrift siehe oben). Wir erhalten diese Daten nicht
    • Diktat: Die Diktierfunktion für Mängelbeschreibungen nutzt die Spracherkennung des Betriebssystems – auf iPhone und iPad die von Apple, auf Android die auf dem Gerät eingerichtete Spracherkennung (meist von Google). Je nach Gerät und Einstellung kann die Sprachaufnahme dafür an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Die App speichert keine Sprachaufnahmen, übernommen wird nur der erkannte Text
    • Bei Fotos aus der Mediathek liest die App das Aufnahmedatum auf dem Gerät aus den Bilddaten, um im Protokoll „Aufgenommen …“ bzw. „Hinzugefügt …“ anzugeben
    • Namen, Kontaktdaten und Unterschriften von Mieter:innen, Vermieter:innen und weiteren Beteiligten (z. B. Verwaltung, Zeug:innen, Dienstleister) erfasst der Nutzer der App selbst. Sie bleiben auf seinem Gerät und werden nur über Export, Teilen und Sicherung weitergegeben, die der Nutzer selbst auslöst
    • Vor dem Wiederherstellen einer Sicherung legt die App auf iPhone und iPad eine Sicherheitskopie des bisherigen Stands auf dem Gerät an; die letzten drei bleiben erhalten und sind von der iCloud-Sicherung ausgeschlossen

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen. Konkret gelten derzeit:

  • Server-Logfiles (IP gekürzt): 14 Tage
  • Sicherungskopien der Datenbanken: 14 Tage
  • Erledigte Support-Anfragen: 730 Tage nach Erledigung
  • Bewerbungen über zunftheld.de/karriere: spätestens 6 Monate nach Eingang (außer bei Einstellung oder längerer Einwilligung)
  • Leitfaden-Anfragen: unbestätigt 30 Tage, bestätigt 730 Tage
  • Partner-Cookie „pm_ref“: 60 Tage
  • Zunftheld: 30 Tage Exportfrist nach Vertragsende, danach Löschung des gesamten Betriebs
  • Zunftheld-Gesamtexporte (ZIP-Archive): 7 Tage
  • Homepage-Werkzeuge: PDF-Download 7 Tage, unbezahlte Bestellungen 48 Stunden, Auftragsakte 10 Jahre (§ 147 AO)
  • Rechnungs- und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG)

Übermittlungen in Drittländer

Sofern Dienstleister Daten außerhalb der EU/EWR verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen.

Deine Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

  • Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
  • Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen bitte an: support@planifyminds.com.

Informationen zur Löschung deines Kontos und einzelner Daten findest du unter Konto und Daten löschen.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und Berechtigungskonzepte.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Bitte informiere dich regelmäßig über den aktuellen Stand.

Stand

19. Oktober 2026